Exho Management Srls, nella qualità di Titolare del trattamento (di seguito, “Titolare” o “Guest House”) per conto ed in rappresentanza della Tenuta dell'Inviolata, Le fornisce di seguito, ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito, “GDPR”), alcune informazioni relativamente al trattamento dei dati personali raccolti in occasione delle attività di prenotazione delle camere e di acquisto dei propri prodotti e servizi.
1. Dati personali trattati e fonte dei dati
Nell’ambito delle attività di prenotazione delle camere e di acquisto dei prodotti e servizi dell’a Guest House, il Titolare tratta i dati personali anagrafici e di contatto (es. nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di cellulare, nazionalità, etc.) relativi ai futuri ospiti, i dati di pagamento e di carta di credito parimenti, nonché ogni altra eventuale informazione indicata all’interno del campo “Note”. Tutti questi dati sono forniti direttamente dal soggetto che effettua la prenotazione.
Con riferimento al campo “Note”, il Titolare invita a non indicare categorie particolari di dati particolari quali dati relativi allo stato di salute (informazioni su eventuali disabilità motorie, allergie, intolleranze, etc.), al credo religioso, all’orientamento sessuale, alle opinioni politiche e filosofiche.
2. Finalità, base giuridica del trattamento e natura del conferimento
Nell’ambito delle attività di prenotazione delle camere e di acquisto dei prodotti e servizi della Guest House, i Suoi dati verranno trattati per le seguenti finalità:
a) Gestire la prenotazione e la richiesta dei servizi e prodotti accessori alla stessa, nonché riscontrare ad eventuali richieste.
La base giuridica del trattamento è l’esecuzione degli impegni contrattuali ai sensi dell’art 6, par. 1, lett. b), del GDPR.
Il conferimento dei dati personali è necessario; pertanto, l’eventuale omesso conferimento dei dati personali richiesti determina l’impossibilità di concludere e dare esecuzione alla prenotazione della camera ed all’acquisto dei servizi e prodotti accessori.
b) Adempimento agli obblighi normativi cui il Titolare è soggetto, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, adempimenti di natura fiscale connessi all’esecuzione del contratto, altri aventi finalità amministrativo/contabili e obbligazioni relative alla normativa in materia di pagamenti online.
La base giuridica del trattamento è l’obbligo legale da normativa europea e nazionale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR e dell’art. 2-ter del D.Lgs. n. 196/2003.
Il conferimento dei dati personali è necessario; pertanto, l’eventuale omesso conferimento dei dati personali richiesti determina l’impossibilità di concludere e dare esecuzione alla prenotazione della camera ed all’acquisto dei servizi e prodotti accessori.
c) Difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziaria ed extragiudiziaria.
La base giuridica per il trattamento dei dati è il perseguimento del legittimo interesse ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR consistente nella tutela degli interessi e diritti dell’Hotel.
Il conferimento dei dati personali è necessario; pertanto, l’eventuale omesso conferimento dei dati personali richiesti determina l’impossibilità di concludere e dare esecuzione alla prenotazione della camera ed all’acquisto dei servizi e prodotti accessori. Tuttavia, Lei può chiedere di opporsi in ogni momento, con richiesta motivata al Titolare, al trattamento dei dati personali operato su base di legittimo interesse, ai sensi e per gli effetti dell’art. 21 GDPR; la sua richiesta, in tal senso, sarà oggetto di valutazione e riscontro da parte del Titolare.
3. Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati per il perseguimento delle finalità suindicate ad altri soggetti quali, ad esempio, autorità pubbliche e forze dell’ordine, studi legali, commercialisti, etc. che li tratteranno in qualità di autonomi titolari del trattamento per proprie finalità. Potranno avere accesso ai dati anche:
- il personale del Titolare, che è espressamente autorizzato a trattarli, in conformità alle istruzioni impartite, ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4 del GDPR e 2-quaterdecies del D.Lgs. n. 196/2003;
- soggetti fornitori di servizi in favore del Titolare, nominati Responsabili del trattamento, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo fornitori del sistema di prenotazione, fornitori IT, etc. L’elenco aggiornato dei Responsabili è consultabile presso il Titolare.
I dati personali non sono soggetti a diffusione.
4. Periodo di conservazione dei Dati
I dati oggetto di trattamento sono conservati solo per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle attività/finalità sopra descritte e, in particolare, per il tempo richiesto da legge in materia fiscale (10 anni) ovvero per il tempo di prescrizione delle possibili azioni giudiziarie.
5. Trasferimento dei Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo
I dati sono conservati e trattanti all’interno dello Spazio Economico Europeo. Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi fuori dallo Spazio Economico Europeo, il Titolare rende noto che il trasferimento avverrà secondo una delle modalità consentite dagli artt. 44 e ss. del GDPR, quali ad esempio l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 adottate il 10 novembre 2020 dal Comitato Europeo per la Protezione dei Dati. In subordine, i trasferimenti potrebbero essere necessari sulla base di una delle deroghe di cui all’art. 49 GDPR, per esempio con il consenso informato dell’interessato o per eseguire un contratto concluso tra l'interessato e il Titolare del trattamento ovvero misure precontrattuali adottate su istanza dell'interessato, o un contratto stipulato tra il Titolare del trattamento e un'altra persona fisica o giuridica a favore dell'interessato, ovvero per importanti motivi di interesse pubblico o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o, ancora, per tutelare gli interessi vitali dell'interessato o di altre persone qualora l'interessato si trovi nell'incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso. È possibile ottenere maggiori informazioni, su richiesta, in merito agli eventuali trasferimenti e alle connesse garanzie implementate, presso il Titolare.
6. Diritti dell’interessato
L’interessato potrà far valere i propri diritti e/o chiedere informazioni sul trattamento dei propri dati, rivolgendosi al Titolare del trattamento. Il GDPR conferisce all’interessato:
a) il diritto di revoca del consenso prestato, fermo restando che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
b) il diritto di accesso, ossia la possibilità di ottenere copia dei dati personali nonché di conoscere: le finalità del trattamento; le categorie di dati personali in questione; i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; l'esistenza di un processo decisionale esclusivamente automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato;
c) il diritto alla rettifica e all’integrazione dei dati inesatti o non aggiornati;
d) il diritto alla loro cancellazione, ogniqualvolta i dati non si rivelino necessari rispetto alle finalità perseguite, oppure qualora l’interessato decida di revocare il consenso o si opponga al trattamento e non vi siano altre basi giuridiche per la loro conservazione, o ancora qualora i dati siano trattati illecitamente, o debbano essere cancellati per un obbligo di legge;
e) il diritto alla limitazione del trattamento se l'interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali; se il trattamento è illecito e l'interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, se i dati personali sono necessari all'interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; se l'interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell'interessato.
Nei casi di esercizio dei diritti di cui alle lettere c), d), ed e), l’interessato ha il diritto di conoscere i destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali e il diritto che il Titolare comunichi ad essi le rettifiche, cancellazioni o limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
f) il diritto alla portabilità dei dati, cioè di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano, ivi incluso il trasferimento diretto degli stessi da parte del Titolare ad altri Titolari, qualora il trattamento avvenga con mezzi automatizzati e sia basato sul consenso o sul contratto;
g) il diritto di opporsi al trattamento qualora il trattamento si basi sul legittimo interesse del Titolare, come già specificato nel precedente punto 2;
h) il diritto a proporre reclamo avanti all’Autorità di Controllo competente (per l’Italia, il Garante per la protezione dei dati personali, https://www.garanteprivacy.it).
7. Dati di contatto
Per qualsiasi richiesta di verifica, modifica o cancellazione dei suoi dati personale può scrivere a [email protected]
Informativa resa ai sensi degli art. 13-14 del GDPR (General Data Protection Regulation) 2016/679 e richiesta di consenso.
Con riferimento al D. Lgs. n.2016/679 (Codice in Materia di protezione dei Dati Personali), la informiamo che, per l’instaurazione e l’esecuzione dei rapporti contrattuali con Lei in corso, la nostra organizzazione è in possesso di dati, acquisiti anche verbalmente, direttamente o tramite terzi (Agenzie Viaggi, Tour Operators, portali internet, ecc.), qualificati come personali dal Regolamento Europe 2016/679 dal (GDPR). Secondo la normativa indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi finalità, liceità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
La società Exho Management srls con sede in Via Di Cori 8 - 00049 Velletri (RM), titolare della gestione della Guest House la Tenuta dell’Inviolata, Via Di Cori 8 - 00049 Velletri (RM), intende effettuare il trattamento dei dati personali che ci avete forniti, esclusivamente per l'esecuzione degli obblighi contrattuali o di legge derivanti dai rapporti commerciali tra noi in essere.
Ai sensi dell'art. 13 del Codice suddetto, siamo tenuti a comunicarVi quanto segue:
Modalità di acquisizione dei dati.
I vostri dati possono essere raccolti tramite:
• siti web da noi gestiti, attraverso i quali è possibile accedere alla presente Informativa sulla privacy (collettivamente denominati i "Siti web");
• le applicazioni software da noi fornite da utilizzare su PC e dispositivi mobili (le "App");
• le pagine social da noi controllate, attraverso le quali è possibile accedere alla presente Informativa sulla privacy (collettivamente denominate le nostre "Pagine social");
• i messaggi e-mail in formato HTML da noi inviati contenenti il link alla presente Informativa sulla privacy e quelli da noi ricevuti;
• la vostra visita o permanenza presso una delle nostre strutture o altro tipo di interazione offline. Collettivamente, si fa riferimento ai siti web, alle App e alle nostre Pagine social con la denominazione "Servizi online" e "Servizi" se si includono i canali offline. L'utilizzo dei suddetti Servizi comporta l'accettazione, da parte vostra, dei termini e delle condizioni previste dalla presente Informativa sulla privacy.
Finalità del trattamento.
I dati che Voi mettete a nostra disposizione sono trattati nell'ambito della normale attività della ns. azienda ed in particolare per l'esecuzione degli obblighi derivanti dai contratti conclusi o dalla legge (es. adempimenti amministrativi, fiscali, contabili, ecc.) e per ricerche di mercato e direct marketing.
Modalità del trattamento.
Per quanto concerne le modalità del trattamento dei dati, precisiamo che i Vostri dati saranno inseriti in un apposito archivio anagrafico, sia cartaceo che informatico. Ferma restando l'applicazione di adeguate misure di sicurezza per la protezione e riservatezza dei dati, ai sensi del Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali, il trattamento dei Vostri dati personali avverrà tramite appositi programmi di elaborazione ed archiviazione dati.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati.
Per completezza desideriamo informarVi che il conferimento dei dati personali è necessario (e, pertanto, non è richiesto il Vostro consenso, ai sensi dell'art.23 e ss. del Codice) nella misura in cui essi sono utilizzati per l'esecuzione da parte della nostra società di obblighi contrattuali o di legge, o riguardano dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque e, comunque, ad esclusione della diffusione, qualora il trattamento sia effettuato per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere.
Il rifiuto di fornire dati da noi ritenuti fondamentali (es. nome, cognome, ragione sociale, sede legale, sede operativa, eventuali sedi secondarie, capitale sociale, numeri di telefono, numeri di fax, legale rappresentante, codice fiscale e partita IVA, oggetto sociale, riferimenti bancari, ecc.) può comportare l'impossibilità di instaurare o proseguire rapporti di natura contrattuale.
Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati.
I Vostri dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:
- soggetti ai quali la facoltà di accedere ai dati stessi sia accordata da disposizioni di legge o regolamenti;
- istituti di credito per la gestione degli incassi e dei pagamenti, istituti finanziari, assicurativi e di revisione contabile;
- società di recupero credito;
- società di elaborazione dati e di servizi informatici;
- società che effettuano il servizio di invio della corrispondenza;
- società collegate, controllate o controllanti.
Categorie di soggetti che possono venire a conoscenza dei dati.
I Vostri dati personali saranno trattati dalle seguenti categorie di persone:
- management della società, in qualità di responsabili e/o incaricati al trattamento;
- addetti della sede operativa, in qualità di incaricati al trattamento;
- management degli alberghi, in qualità di responsabili e/o incaricati al trattamento;
- addetti al ricevimento, all'amministrazione e all'economato della struttura gestita da Exho Management srls.
I dati non saranno mai oggetto di diffusione, se non con esplicito consenso da parte Vostra.
Diritti di cui all'art. 7 del D. Lgs. 2016/679
Infine, in relazione a tutto quanto precede, richiamiamo la Vostra attenzione sui diritti a Voi spettanti in virtù dell'art.7 del Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali, al quale rinviamo e fra i quali menzioniamo il diritto di ottenere, a cura della nostra società:
a) l'indicazione dell'origine dei dati, delle finalità e modalità del trattamento, degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili del trattamento e dei soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che ne possono venire a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati al trattamento;
b) la conferma dell'esistenza di dati personali che Vi riguardano e delle logiche applicate in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
c) la cancellazione nonché la trasformazione in forma anonima ovvero il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
d) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero - qualora vi sia l'interesse - l'integrazione di tali dati personali;
e) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere c) e d) sono state portate a conoscenza di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, ad eccezione dei casi previsti dalla legge;
f) il diritto di opporsi per motivi legittimi al trattamento dei Vostri dati personali ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
g) il diritto di opporsi, in ogni caso, al trattamento dei Vostri dati personali al fine di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o di compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Soggetti che effettuano il trattamento.
Titolare del trattamento è la società Exho Management srls con sede in Via Di Cori 8 - 00049 Velletri (RM).
Per poter conoscere in modo agevole i responsabili è sufficiente inviare una e-mail al seguente indirizzo: [email protected]
Riferimenti normativi
Il testo completo del GDPR può essere consultato accedendo al seguente sito web:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.
L’ulteriore normativa nazionale rilevante in ambito protezione dei dati può essere consultata sul sito web del Garante accessibile al seguente link: www.garanteprivacy.it
